Propuesta de la estructura y gestión administrativa para mejorar el rendimiento del personal en la empresa KSD ubicada en San Rafael de Heredia, durante el primer semestre de 2020

Abstract

Las compañías en general necesitan distribuir las funciones en sus empleados, de tal manera que cada uno pueda identificar sus tareas para que las lleve a cabo según corresponda. La importancia de tener el control de las actividades permite que los procesos se realicen adecuadamente y que se pueda obtener el producto final en el tiempo establecido. La eficiencia y eficacia de los recursos permiten que todos los procesos se realicen en menor tiempo y utilizando únicamente lo necesario, lo que beneficia en el costo de producción. Debido a la falta de estructura que presenta la empresa costarricense KSD, en el presente trabajo se propondrá recomendaciones que le permita mejorar su desempeño administrativo para que pueda tener control a nivel interno en los diferentes procesos. KSD es una empresa dedicada a la confección y comercialización de prendas de vestir para niños, jóvenes y adultos. Es una empresa familiar que está conformada por 14 colaboradores, de los cuales 5 son costureras, 1 mercadeo, 2 diseñadores, 1 mensajero, 1 de compras menores, 1 en diseño y 3 en ventas. Vende sus productos por medio de su página web y se envían de manera presencial en los alrededores del GAM y al resto del país por correos de Costa Rica, actualmente la empresa brinda sus servicios únicamente a nivel nacional. La empresa tiene siete años de estar en el mercado costarricense y se mantiene como una pyme en crecimiento, aunque a nivel interno presente debilidades a nivel externo sabe cómo posicionarse en el mercado. Para obtener la información de la empresa se realizó un cuestionario a todos los colaboradores en el primer semestre del 2020. Entre los principales datos que se obtienen se puede determinar que la falta de estructura ha causado la rotación de personal, ya que la mayoría de sus colaboradores tienen menos de tres años de trabajar en la compañía, además que la mayoría indica que no existe manual de procedimientos, políticas o algún documento en donde se establezcan las funciones que le corresponden a cada colaborador y que no tienen especificado a quién deben brindarle cuentas, ya que se trata de una empresa familiar los niveles de jerarquía no están especificados y tienden a dejar a la libre la toma de decisiones, lo que ocasiona faltantes de materia prima o excedente de la misma, y todo como consecuencia de la falta de especificación de funciones hacia los colaboradores. De esta manera se analizó la situación de la compañía con el fin de brindarle propuestas que puedan servir como mecanismo de mejora para que puedan utilizar todos los recursos de manera óptima con el fin de continuar con el servicio que ofrecen, pero de una manera más adecuada internamente. Dentro de las propuestas están las siguientes: el crear un manual corporativo, en donde se especifique el orden de las funciones de cada colaborador, realizar capacitaciones y asesorías con el fin de tener empleados que cumplan con las características específicas del puesto en donde se mantengan actualizado en el área que les corresponda; y establecer un plan para posibles imprevistos como es una empresa que se dedica a la confección de prendas exclusivas y trabajan con diseñadores venezolanos tienden a tener atrasos para la entrega de diseños. La empresa KSD tiene una base sólida para mantenerse en el mercado, tiene la ventaja de ofrecer a sus clientes un diseño único y echo a la medida, por esta razón se ha mantenido durante varios años y con las propuestas antes sugeridas pueden optimizar recursos que les permitirá ahorrar dinero y tener un ambiente interno estructurado en donde cada colaborador conozca las funciones que le corresponden.