Abstract:
Este informe es el resultado de una propuesta de mejora para automatizar el proceso del fondo de caja chica para el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), enfocados principalmente en el segundo semestre del año 2023, el objetivo de estudio es analizar el manejo actual que se le da al proceso de los fondos de caja chica en la Tesorería de la Unidad de Finanzas del INEC, con este estudio, se logrará: determinar mejoras para que la automatización del proceso del fondo de caja chica sea viable para la Institución, identificar beneficios que la automatización puede brindar a la Institución, valorar el método de pago adecuado para la realización de las compras por caja chica, así también, se elaborará un plan de mejora para el proceso y manejo del fondo de caja chica. La metodología aplicada se basa en la información obtenida en entrevistas realizadas a los usuarios y encargados del fondo, la cual fue analizada para determinar que mejoras eran las más adecuadas y adaptables al proceso. Mediante consultas realizadas al proveedor del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que maneja la Unidad de Finanzas del INEC, se establece una estimación del presupuesto necesario para llevar a cabo la implementación de la automatización, para esto se requiere alrededor de un millón de colones, que vistos desde la perspectiva del beneficio que se obtendrá, el monto de inversión no generaría desestabilidad a la Institución. Así mismo, se estima que el tiempo promedio para la aplicación de las mejoras, es de 9 semanas, esta automatización propuesta, además de digitalizar los documentos, propone migrar del uso de efectivo a un medio de pago electrónico, como lo es: el uso de tarjetas institucionales o transferencias bancarias. Por último, los logros que se llegarían a obtener son: eliminación total de los documentos físicos como: vales, facturas, cheques, agilidad en los trámites a realizar, información veraz y oportuna, desplazamientos innecesarios por parte de los encargados del fondo de caja chica debido a la implementación del teletrabajo y facilidad ante eventuales auditorías.
Description:
This report is the result of an improvement proposal to automate the petty cash fund process for the National Institute of Statistics and Censuses (INEC), focused mainly on the second half of 2023, the objective of the study is to analyze the current management that is given to the petty cash fund process in the Treasury of the INEC Finance Unit, with this study, it will be achieved: determine improvements so that the automation of the petty cash fund process is viable for the Institution, identify benefits that automation can provide to the Institution, assess the appropriate payment method for making petty cash purchases, and also develop an improvement plan for the process and management of the petty cash fund. The applied methodology is based on the information obtained in interviews with users and managers of the fund, which was analyzed to determine which improvements were the most appropriate and adaptable to the process. Through consultations with the provider of the Integrated Financial Administration System (SIAF), managed by the INEC Finance Unit, an estimate of the budget necessary to carry out the implementation of automation is established; this requires around one million colones, that seen from the perspective of the benefit that will be obtained, the amount of investment would not generate instability for the Institution. Likewise, it is estimated that the average time for the application of the improvements is 9 weeks. This proposed automation, in addition to digitizing the documents, proposes migrating from the use of cash to an electronic means of payment, such as: the use institutional cards or bank transfers. Finally, the achievements that would be obtained are: total elimination of physical documents such as: vouchers, invoices, checks, agility in the procedures to be carried out, truthful and timely information, unnecessary trips by those in charge of the petty cash fund. due to the implementation of teleworking and ease of eventual audits.
