Propuesta de automatización para mejorar el proceso para el manejo de fondo de caja chica para la Tesorería de la Unidad de Finanzas del INEC, ubicado en la provincia de San José, para el segundo semestre 2023

Abstract

Este informe es el resultado de una propuesta de mejora para automatizar el proceso del fondo de caja chica para el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), enfocados principalmente en el segundo semestre del año 2023, el objetivo de estudio es analizar el manejo actual que se le da al proceso de los fondos de caja chica en la Tesorería de la Unidad de Finanzas del INEC, con este estudio, se logrará: determinar mejoras para que la automatización del proceso del fondo de caja chica sea viable para la Institución, identificar beneficios que la automatización puede brindar a la Institución, valorar el método de pago adecuado para la realización de las compras por caja chica, así también, se elaborará un plan de mejora para el proceso y manejo del fondo de caja chica. La metodología aplicada se basa en la información obtenida en entrevistas realizadas a los usuarios y encargados del fondo, la cual fue analizada para determinar que mejoras eran las más adecuadas y adaptables al proceso. Mediante consultas realizadas al proveedor del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que maneja la Unidad de Finanzas del INEC, se establece una estimación del presupuesto necesario para llevar a cabo la implementación de la automatización, para esto se requiere alrededor de un millón de colones, que vistos desde la perspectiva del beneficio que se obtendrá, el monto de inversión no generaría desestabilidad a la Institución. Así mismo, se estima que el tiempo promedio para la aplicación de las mejoras, es de 9 semanas, esta automatización propuesta, además de digitalizar los documentos, propone migrar del uso de efectivo a un medio de pago electrónico, como lo es: el uso de tarjetas institucionales o transferencias bancarias. Por último, los logros que se llegarían a obtener son: eliminación total de los documentos físicos como: vales, facturas, cheques, agilidad en los trámites a realizar, información veraz y oportuna, desplazamientos innecesarios por parte de los encargados del fondo de caja chica debido a la implementación del teletrabajo y facilidad ante eventuales auditorías.