Propuesta de mejora a la gestión de información de los expedientes de los colaboradores de la Municipalidad de San Ramón

Abstract

El presente proyecto de graduación es para obtener el grado de licenciatura en Administración de empresas en la Universidad San Marcos, el cual presenta el objetivo principal del tema en estudio que es la administración de un mecanismo de gestión de información de los Expedientes de personal del departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de San Ramón, brindando una perspectiva general de su trascendencia y sus beneficios. El propósito de este proyecto es diseñar estructuras eficientes que minimicen la manipulación de la información en físico y que de esta manera ayuden en su integridad, confidencialidad y disponibilidad, de tal modo que se logre migrar hacia formatos digitales, aprovechando las herramientas tecnológicas utilizadas en la institución, para facilitar su acceso, búsqueda, actualización y mantenimiento, así como proporcionar una mayor precisión y fiabilidad en los controles que se manejan, y de esta forma lograr mantener un registro adecuado de toda la información relacionada con los empleados de la institución. En este contexto, este proyecto se enfocará en considerar y plantear mejoras en el manejo de flujo de información que conforma los expedientes de personal, con el propósito de identificar posibles soluciones en el problema actual que se presenta para optimizar la experiencia tanto para los encargados de la gestión de expedientes como para los empleados que consulten información. Actualmente el manejo adecuado de la información se ha convertido en algo de suma importancia en el ámbito empresarial, porque facilita la toma de decisiones acertadas al tener información precisa y datos pertinentes, también garantiza el cumplimiento legal y normativo de las instituciones, evitando posibles problemas legales, por lo que un mecanismo adecuado y eficiente de los expedientes en formato digital, proporcionaría eficiencia operativa, ahorrando tiempo, recursos y la continuidad del conocimiento en la institución. En la Municipalidad de San Ramón se trabaja con las herramientas tecnológicas de Google Workspace, que ofrece la administración de documentos en formato digital por medio de estructuras que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada departamento, permitiendo que la información se almacene de forma organizada y se puedan establecer los permisos de acceso correspondiente, para poder decidir quién puede ser editor, colaborador o simplemente lector. En este proyecto se pretende plantear una propuesta de digitalización de cada uno de los expedientes de personal que maneja el departamento de Recursos Humanos y administrarlos en Google Workspace, de manera que se ofrezca un servicio disponible y de manera instantánea, sin que sea necesario manipular documentos físicamente o desplazarse a distintas ubicaciones para acceder a la información. La administración de los expedientes de personal en formato digital automatiza las tareas administrativas, permitiendo que se enfoquen en otras actividades, mejorando la eficiencia y productividad. Además, su manipulación física representa un riesgo para la seguridad de la información, ya que pueden perderse o dañarse, por tanto, su digitalización reduce los riesgos, no obstante, se requiere establecer las medidas necesarias de seguridad y protección de datos evitando el acceso no autorizado y que de esta manera se convierta en una práctica cada vez más importante en la institución. Este proyecto se realizará con los expedientes de personal que maneja el departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de San Ramón, quienes actualmente no cuentan con el espacio adecuado para tener en la misma oficina los archivadores donde resguardan los documentos en soporte físico, por lo que tienen que estarse trasladando a consultar la información cuando los requieren. Por otra parte, necesitan un control preciso y confiable de la información, ya que actualmente manejan cierta información de manera digital, pero no se encuentra administrada de una manera correcta, por lo que se pretende unificar la información para que todo se encuentre al pulsar un botón. En este sentido, para poder proponer la digitalización de los expedientes y emplear las herramientas tecnológicas que utiliza la institución con una propuesta que contemple sus necesidades, primero se debe determinar el estado actual que muestra los expedientes que administra el departamento de Recursos Humanos. Lo anterior, para poder abordar la problemática y establecer sus alcances y limitaciones, así como desarrollar las principales conclusiones a las que se llegó con la investigación, con el propósito de poner en marcha el proyecto.